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论审计沟通的基本方法与策略

发布时间:2017-09-02 来源:合肥市审计局网站  点击:250

沟通,是从事管理活动的最基本手段,也是提高管理效率、实现管理目标的基本方法。就其沟通对象而言,包括与上级、同级、下级及其它关系等四类对象的沟通。审计工作的沟通当然也包括上述四种类型,更多的是指审计人员与被审计单位相关人员、特定社会关系人员的沟通。这里重点介绍审计人员与被审计单位及相关人员的沟通。做好沟通工作,对顺利地完成审计工作计划,提高工作效率及实现审计目标具有十分重要的意义。
  一、沟通的基本特征
  审计沟通与其它事项沟通相比,有明显的不同特征:
  1.沟通时间的过程性。审计沟通的过程性,是审计工作不可或缺的重要组成部分,贯穿于审计的全过程及审计的三个主要阶段。审计前调查阶段:包括调查了解被审计单位的基本情况、机构设置、内部管理、经济活动及政策落实等方面的沟通;审计实施阶段:包括召开进点会、审计调查取证、问题定性、工作配合等情况的沟通;审计处理阶段:包括审计报告征求意见、审计处理决定、审计建议及社会公告等事项的沟通。
  2.沟通活动的艺术性。审计沟通是一门艺术,具有鲜明的艺术形象性、主体性和审美性,是三者之间的有机统一。
  艺术形象性——是以具体生动地、感人的形象,反映社会生活与表现生活某些本质的思想情感。作为履行国家经济监督职责的审计人员,始终以“依法、独立、担当、清廉”等形象出现的,代表国家形象,展示执法者的丰采。这种形象与丰采,是通过与被审计单位相关人员的直接、间接沟通,或通过审计报告等形式体现出来的,并且保持着持续、旺盛的生命力。
  艺术主体性——包括艺术创作、艺术作品和艺术欣赏三个部分。审计活动包括创作(实施)、作品(成果)、欣赏(运用)三个基本部分。每一个审计项目就是一个团队创作活动(组长指挥、组员实施、依据程序、共同创作),形成审计报告,相关部门运用审计结果,整个过程中体现出来的一个个鲜活的主体,而沟通则是这一过程中最为精彩的音符与乐章。
  艺术审美性——“劳动创造了美”(恩格斯),是通过创造性的劳动,把现实生活中的真、善、美凝聚在艺术作品中。审计活动是一项创造性活动。是通过审计实施、审计报告、审计公告等形式,来集中表达真、善、美的创造性活动。审计过程的公开、透明、材料真实、沟通的坦诚等无不体现出审计的“真”;审计的目标明确、认识问题客观公正、及沟通的主动性无不体现出审计的“善”;通过大量富有成效的沟通活动,尤其是审计人员的主动沟通行为,帮助被审计单位分清是非,揭示管理活动中存在的问题、提高法纪意识,无不体现出审计的“美”。
  沟通方法的灵活性。是指具体问题具体分析在审计沟通中的具体运用,也是审计常用的基本策略之一。不同项目及沟通对象的差异性,必然导致沟通方法的灵活多样性。审计实践中,没有一成不变的沟通方法,必须根据具体问题、具体环境、具体对象、具体事项作具体分析。根据审计实践,主要有三种情况:一是常规事项的沟通。应采取随机性、非正规性的沟通方法;二是对非常规性事项的沟通。应注意分析研究沟通对象的性格特征、履职情况、工作特点,采取有针对性的沟通方法;三是重大事项的沟通。尤其是双方产生严重的事项,应拟定沟通方案、应急处置方案、设置沟通环境、分析对方的心理特征,采取特殊的沟通方式,实现沟通目的。
  沟通目标的多重性。审计沟通的最终目标是为整体工作服务,这是审计沟通的最基本特征。但在具体实践中,审计沟通的目标往往有多重性。可分为三种情况:一是日常性的沟通。如索取资料、工作要求、召开会议等,旨在形成共识,取得被审计单位的理解、支持与配合,从而实现某一具体目标,此类沟通事项较为零星、普遍;二是特殊事项的沟通。沟通是为了重点了解掌握审计人员不了解或不全面了解的情况,如对问题性质的认定、了解一些敏感性问题等,沟通的目的是了解某一特定事项的真相;三是特别重大事项的沟通。除了解重大事项的基本情况外,还包括与这一重大事项相关系的其它经济活动信息,以利用扩大信息来源渠道,提升对重大问题的职业判断,从而实现审计的多重目标。如单位对外巨额投资、重大决策活动、国有权益流失、领导干部可能存在的经济问题,通过分析判断,还可以从中了解财政、金融、税务、工商、土地等方面的信息。
  二、沟通协调的基本原则
  沟通的实质也是一种思想工作方法,在实践运用中应紧紧围绕审计目标,认真研究不同的沟通对象、特点及变化趋势,讲究策略、谋略,遵循一定的规则,否则,可能事与愿违。具体说应遵循以下原则:
  1.依法沟通原则。审计人员应注意坚持沟通的合法性。严格遵守宪法与法律法规,依照法定的职责、权限和程序进行沟通,坚持“问题导向”,准确把握沟通中出现的新情况与新问题,充分尊重和保障被审计单位、相关单位及个人的合法权益,提高审计效率,防范和规避可能出现的审计风险。坚持做到三点:一是保持审计工作的独立性。以审计法规、制度为基础,注意营造良好的沟通环境,有针对性地进行沟通,不得违反审计纪律与廉政纪律;二是沟通手段的合法性。应在法律规定的职责范围内沟通,不得采取欺骗、恐吓等非法手段进行强制性沟通;三是沟通内容的合法性。沟通内容属于审计工作的范畴,沟通中不能泄露保密内容,更不应暴露审计意图,切实做好已发现违法违纪线索的保密工作。
  2.平等互信原则。一是营造平等互信的环境。有意识地减轻对方的心理压力,做到平等待人、文明沟通、和谐沟通,有理有节有据;二是做好引导工作。在沟通过程中要虚心听取对方的陈述,循循善诱,始终把握沟通的主动权,使整个沟通朝着有利于实现审计目标的方向发展;三是坦诚沟通。以诚相待,用心、用情沟通,从而获取相关信息,实现预定目标。
  3.求同存异原则。审计与被审计是一种监督与被监督的关系,根本目标是一致的,但由于所处地位、利益、角度不同,客观上存着在一定的矛盾。审计人员在与对方沟通中,既要坚持从国家利益大局出发,又要充分考虑被审计单位的实际情况,既要坚持依法依规,又要坚持实事求是,力求原则性问题达成一致意见,非原则性问题适度让步,做到求同存异,不纠缠于问题的细枝末节。
  4.效率效果原则。沟通是实现审计整体目标的重要手段,具体实施中,应注意把握统筹兼顾、突出重点,注重实效的原则。一是沟通前,应预先拟定沟通主题,拟定沟通方案,明确沟通的重点、时间、范围、要求等;二是沟通实施中,注意做好记录,力求将复杂问题简单化提处理,围绕主要内容设置若干问题,根据不同对象也可以考虑设置干扰性问题,为获取更多的信息,针对某些特殊性问题可以反复提问、连续提问;三是沟通结束时,将沟通记录交对方阅示,没有异议时当场签字,存在争议的问题应当认真听取对方陈述意见,进行必要的修改,再履行签字手续,作为审计证据。
  三、沟通的基本类型
  1.口头沟通。是指审计人员以口头语言形式与被审计单位相关人员的沟通。通常通过询问的方式了解被审计单位的总体情况、配合情况、资料准备情况等,或通过解答对方提出问题、疑虑、意见等,达到思想认识的统一,实现求同存异、形成共识的目的。口头沟通的方法简便易行,操作方便,可以迅速了解对方的真实想法与意图。一般情况情况下,一些常规性的问题都是采取这种方式解决的,缺点是,口头沟通因缺少记录,不能作为审计的直接证据。
  2.书面沟通。是以书面文字形式与被审计单位相关人员进行沟通的一种方式。文字沟通主要包括:审计通知书、审计证据材料、审计报告征求意见稿、审计处理决定,以及与被审计单位相关的审计移送书、银行查询函、函证外调材料等文书。书面沟通具有文书相对规范、证据充分、法律性强、易于长期保存等特点,是各种审计证据中法律效力最有力的证据材料。缺点是沟通比较规范,日常性的问题往往不采取此种方式沟通。
  3.传媒沟通。利用现代信息技术手段与被审计单位相关人员沟通的一种方式。审计人员通常运用审计内部管理信息系统、或被审计单位内部管理信息系统、跨行业、跨专业、跨部门的联网信息系统等,并与之进行沟通的一种方式。此种沟通方式,最大优点是消除了时空限制,可以迅速快捷地进行沟通,有利于提高工作效率。缺点是不熟悉电子信息运行特点的人难于进行沟通,获取相关信息,此种方式在审计沟通中总体运用较少。
  4.非语言性沟通。是指运用形体、表情、其它非语言信号进行沟通的一种方式。巧妙的非语言沟通方式,不仅可以有助于增强双方的交流互动,而且有利于深化沟通效果。审计人员要善于运用此种交流方式,从对方发出的异常情绪、异常心理、异常变化中捕捉有价值的信息,同时也要防止自己不适当的非语言性举动带来负面影响。
  在实际沟通中,上述四种方法往往是交织在一起的,是多种沟通方法的综合运用。
  四、沟通内容与要点
  审计沟通方式与内容往往与审计的阶段相联系。不同的审计阶段沟通的重点与方式存在明显的差异性。审计人员应根据不同阶段的特点,及时、主动、有效地与被审计单位进行沟通,确保审计信息的准确传递与交流,为审计工作的顺利实施奠定良好的基础。
  1.审计前调查阶段的沟通。审计调查是整个审计工作的首要环节,良好的沟通往往是审计成功的一半。其沟通内容主要是:
  ——送达审计通知书。使被审计单位提前了解本次审计的目的与基本要求,有利于被审计单位做些配合方面的准备工作。
  ——审计前基本情况调查。审计人员通过座谈、询问、查阅资料等沟通方式,初步了解被审计单位机构设置、职能、经济管理活动,发展变化趋势、存在风险等方面的基本情况,为撰写审计方案提供必要条件。
  2.审计实施阶段的沟通。此阶段是沟通的主体环节,沟通工作的成功与否,一定程度上直接影响着审计的工作质量与效率。其要点包括:
  ——组织召开进点见面会。向与会者说明审计的依据、内容、范围、重点、目标、审计纪律与相关要求。公布举报电话与办公地点,协商审计联系人员。同时,要求双方做出承诺,被审计单位对提供资料的真实性做出承诺,审计组严格执行审计纪律做出承诺。
  ——建立定期沟通机制。一方面,审计组内部建立沟通制度,沟通协调审计进度,讨论解决审计中遇到的困难与问题,提出解决问题的思路与对策;另一方面,与被审计单位建立定期沟通机制。就审计出现的情况或问题进行必要的沟通,虚心听取对方有异议问题的看法及解释说明,深入查明事实真相,把审计风险控制在最低限度。
  3.审计报告阶段的沟通。为确保审计报告的客观公正,正式报告提交之前应征求被审计单位的意见与建议。同时要求被审计单位提出书面反馈意见。经济责任审计还要注意征求被审计对象的意见,对涉及同级管理部门的事项,可采取电话、座谈、会议等方式进行沟通。使相关部门全面了解存在问题类型、性质、原因、审计建议,保障沟通的顺利进行。
  4.审计后续阶段的沟通。为推动审计成果的运用,实现审计成果的最大化,审计人员应根据审计报告、审计决定、审计建议执行等情况,与被审计单位进行沟通,重点了解对方执行审计决定或审计建议过程中面临的困难,为不断改进审计工作、提升审计质量奠定基础。
  五、沟通的基本策略
  1.善于统筹谋划。兵法云:“不谋全局者,不足谋一域;不谋纵横者,不足谋一时;不谋万事者,不足谋一事”。审计沟通是围绕审计的整体目标而进行的一个个具体内容,或一个个具体步骤。因此,对一些重大事项的沟通应站在审计的全局高度进行思考与谋划,登高才能望远,胸阔才能把握大势。“知己知彼,百战不殆。”审计沟通之前,要注意对相关事项进行全方位的思考,要认真研究沟通双方的相关情况、历史背景、性格特征,围绕沟通目标拟定沟通提纲,明确沟通重点、难点、切入点,做到有的放矢。
  2.营造沟通环境。“良言一句三冬暖,恶语伤人三春寒”,“一句能把人说笑,一句话也能把人说跳”等讲的就是沟通艺术。良好的环境是实现沟通目标的重要因素。审计人员要营造一种沟通者愿意说、主动讲、积极谈的宽松、和谐、融洽的环境氛围。根据不同的沟通目标,选择不同的环境。了解被审计单位的总体情况时,应选择在单位会议室;了解业务流程时,应选择在对方工作的场所;了解舞弊者的相关情况时,应选择在单独的会议室或小型房间。沟通人员视情况而定,原则上审计人员不少于两人参加沟通。《孙子兵法》去:“兵者,诡道也。故能示知不能,用而示之不用;近而示之远,远而示之近。”(《孙子兵法》)熟练运用兵法谋略,在沟通中往往产生神奇的效果。
  3.注意语言表达艺术。围绕实现沟通目标,在坚持文明沟通的前提下,应注意把握几个方面:一是态度真诚,以情感人,尊重对方的话语权,鼓励对方讲话,真诚提出建议;二是用心倾听,不轻意打断对方说话,及时归纳对方的观点,从中捕捉有价值信息,扩大线索来源;三是善于运用赞美语言,人都是有虚荣心的,都喜欢听好听的,适度的赞美对方,往往会获取意外的效果。但赞美要有具体内容,不能过于笼统;四是巧于提问,设计提问提纲,使对方乐于回答;五是变相批评。先表扬再批评,给足对方面子,批评可对人不对事,批评时应特别注意场合,方法失当,往往适得其反。
  4.善于运用非正式沟通。商业谈谈判中我们常看到这样的情景:就是双方意见严重分岐时,及时中止谈判,闲聊一些与谈判内容无关所事情,用闲聊来转移话题,等氛缓和后,再引入正题,继续谈判。很多谈判高手,都是桌前是对手,桌下是朋友。当审计沟通中意见分歧过大时,也会出现这样的情况。为避免在沟通中陷入尴尬场面,用适当闲聊的方式转移话题,或用非正式的沟通替代正式沟通往往能够获取理想效果。
  总之,审计沟通是贯穿于审计全过程的一项重要的工作,科学、有效的沟通对增进审计人员与被审计人员双方的情感,提升审计质量,实现审计目标有着极其重要的作用。而掌握基本的沟通方法与沟通策略,是审计人员应必备的基本技能,也是审计人员情商高低的集中体现。学习沟通、运用沟通、微笑沟通、善于沟通,并从沟通中获取有益的知识,增加人生智慧,是培养与造就优秀审计人员的必经之路。合肥市审计局网站 (转自 合肥市审计局网站 康俊廷)